Zazwyczaj pieczątka imienna zawiera 2, 3 lub 4 wiersze, takie jak imię i nazwisko oraz stanowisko. Można dodać również nazwę firmy aby zaznaczyć przynależność pieczątki do danej firmy. Zazwyczaj pomiędzy niektórymi wersami pozostawia się pustą przestrzeń na podpis, wtedy o takiej pieczątce mówimy potocznie podpisówka. Niemniej równie często zastosowanie mają pieczątki bez pozostawionego miejsca na podpis. Bardzo użyteczna jest pieczątka ze zeskanowanym podpisem tzw. faksymilka. Bardzo ułatwia ona pracę przy stemplowaniu i podpisywaniu stosu dokumentów.